Pengertian Dan Fungsi Ketata Usahaan Sekolah
1. Pengertian Tata Usaha
a. Arti sempit:
“Tata Usaha adalah segenap kegiatan rangkaian menghimpun,
memcatat, mengelola, menggandakan, menyimpan data/informasi mengenai satu objek
tertentu yang dilaksanakan secara kronologis, berkesinambungan dan sistematis
untuk tujuan tertentu”.
b. Arti luas
“Proses kerja sama oleh dua orang atau lebih menurut sistem
tertentu untuk menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan”.(Dirjen Dikdasmen
1998:2)
c. Arti dari sudut asal usul kata
Ditinjau dari sudut asal usul kata (etimologis), maka administrasi
berasal dari bahasa latin yaitu ad danministrare. ad berarti
intensif, sedangkan ministrareberarti melayani, membantu, dan
memenuhi atau menyediakan (husaini usman, 2006).
2. Pengertian ketata usahaan sekolah
tata usaha sekolah adalah bagian dari unit pelaksana
teknis penyelenggara sistem administrasi dan informasi pendidikan di
sekolah/madrasah
(permendiknas 24/2008)
3. fungsi kepala tata
usaha :
1. perencana administrasi program
dan anggaran
2. koordinator administrasi ketatausahaan
3. pengelola administrasi program
4. penyusun laporan program dan anggaran
5. pembina staf
4. tugas tata usaha
( tenaga administrasi ) sekolah/madrasah melaksanakan :
a. administrasi kepegawaian
b. administrasi keuangan
c. administrasi sarana dan prasarana
d. administrasi kehumasan
e. administrasi persuratan dan kearsipan
f. administrasi kesiswaan
g. administrasi layanan khusus
h. teknologi informasi dan komunikasi
dikdasmen 260-261/1996
A. administrasi kepegawaian :
1. melaksanakan prosedur dan mekanisme kepegawaian
2. merencanakan kebutuhan pegawai
3. menilai dan membina staf
rincian tugas :
1. mengisi buku induk pegawai
2. menyusun daftar urut kepangkatan
3. menerbitkan surat tugas/keputusan
3. menyusun data dan statistik kepegawaian
4. menyusun arsip dan file pegawai
5. mengelola daftar hadir pegawai, dll
B. administrasi keuangan :
1. melaksanakan administrasi keuangan
sekolah,
2. meliputi keuangan rutin/dana komite
sekolah
3. /bantuan, dll.
4. (dalam pelaksanaanya dilaksanakan oleh
5. perangkat bendahara yang bertanggung
6. jawab kepada kepala tata usaha
rincian tugas :
1. menyimpan dokumen, rekening giro/bank
2. menerima dan melakukan pembayaran
3. menyimpan arsip/dokumen dan spj
keuangan
4. membuat laporan penggunaan keuangan
5. membuat laporan posisi anggaran (daya
serap )
6. mencatat keuangan berdasarkan
sumber keuanganya pada buku kas umum,
pembantu dan
tabelaris, dll
C. administrasi sarana dan prasarana
merencanakan kebutuhan dan mengelola sarana
rincian tugas :
1. menyusun daftar kebutuhan
sarana dan prasarana
2. mencatat dan menginventarisir sarana
3. menyimpan dokumen kepemilikan
4. membuat daftar inventarisasi ruang, dll
D. administrasi kehumasan
melaksanakan hubungan sekolah dan masyarakat
rincian tugas :
1. membantu proses kegiatan komite
2. menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga
masyarakat serta
keterlibatan pemangku
kepentingan (stakeholders)
3. mencatat dan mendokumentasikan
proses kegiatan kehumasan
4. mempromosikan sekolah/madarsah
dan mengkoordinasikan penelusuran tamatan
E. administrasi persuratan dan kearsipan
melaksanakan tugas kesekretariatan
dibidang tata persuratan dan kearsipan
rincian tugas :
1. mengelola surat masuk dan keluar
2. menggandakan surat/tikrey
3. mengelola buku ekspedisi persuratan
4. memelihara dan menata kearsipan dan
dokumen , dll
F. administrasi kesiswaan
melaksanakan proses administrasi kesiswaan
rincian tugas :
1. membuat daftar nomor induk siswa
2. menyusun daftar keadaan siswa
3. membuat usulan peserta ujian
4. menginventarisir daftar lulusan
5. menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)
6. menginventarisir pendaftaran siswa baru
7. mengisi papan data keadaan siswa,dll
G. administrasi layanan khusus
melaksanakan fungsi koordinator layanan khusus
rincian tugas :
1. koordinator petugas layanan khusus ; penjaga, tukang kebun,
petugas
kebersihan, pesuruh, dan pengemudi
2. membantu program layanan khusus ; uks, bimbingan konseling,
laboratorium/bengkel dan perpustakaan, dll
H. teknologi informasi dan komunikasi
koordinator layanan data dan informasi
rincian tugas :
1. mengakses dan mengelola data
2. mendokumentasikan administrasi
3. menginformasikan serta mempromosikan
II. Peranan Dan Tanggung Jawab Guru Dalam Ke-Tata Usahaan
Sekolah
A. Peranan dan Tanggung Jawab Guru dalam Tata Usaha
Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha adalah
kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah
untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.
Telah disebutkan pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola
proses belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub sistem pendidikan
nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai
komponen, komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di
lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama
ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan
lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai
atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan,
pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum,
kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan hubungan
sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan ketata usahaan
adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pekerjaan yang didasarkan
atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel
sekolah terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru dalam hal
ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;
1. Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama
adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang kelasnya,
pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena lulus atau bahkan karena drop
out. Dengan pencatatan inilah maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah
pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa
dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol dalam menegakkan
tata tertib sekolah. Dan yang terpenting adalah data tentang prestasi muridnya.
Untuk dapat melihat kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari
dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini diperlukan sekali
sebagai bahan laporan yang nyata kepada atasannya. Oleh karena itu tidak boleh
hilang atau rusak. Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang
tua siswa.
2. Pencatatan tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan
baik, terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan
kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian pula kehadiran guru melaksanakan
tugas sebagai pegawai, terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru
itu selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna sebagai
bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan, koordinasi dan pendidikannya. Data
yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi
masalah yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap
akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi kepala sekolah.
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
Pengaturan proses belajar mengajar pun
harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses
pendidikan di sekolahnya.
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga
pendidikan baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam
lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis dilaksanakan melalui
surat, telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga perlu penertiban surat-menyurat
ini, baik surat masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di antaranya ;
a. Buku agenda
b. Buku arsip
c. Buku ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan
atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha
sekolah, Beberapa di antaranya ialah:
1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah
2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru
3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran
bagi murid-murid
4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah
5) Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat, pengarah,
pengolah, peñata arsip pada proses surat menyurat.
B. Optimalisasi Peran Guru dalam Tata Usaha Sekolah
Berdasarkan fakta yang ada, ternyata tidak semua guru memahami
tugas dan peranannya dalam tata usaha di sekolahnya. Karena mereka menganggap
untuk urusan tata usaha sudah ada pegawai yang bertanggung jawab dalam
menyelesaikan tugas-tugas tata usaha, sehingga para guru tersebut hanya fokus untuk
mengajar di kelas dan menganggap kewajiban mereka sebagai komponen sekolah sampai
di situ saja.
Tata usaha adalah sesuatu yang tidak bisa diabaikan keberadaannya.
Dikatakan di atas, bahwa tata usaha memberi kontribusi dalam prestasi sekolah
(akademik dan non akademik).
Pada umumnya guru diangkat berdasarkan syarat-syarat seperti :
umur, ijazah, kelompok kesehatan, kelakukan baik, tidak cacat dan sebagainya.
Kedudukannya ialah sebagai pembantu kepala sekolah. Tugasnya dalam tata usaha
sekolah ialah sebagai pembantu, yakni ikut melaksanakan tata usaha sekolah agar
tercapai tujuan pendidikan yang sebenarnya.
Pada masa yang lampau pada umumnya tugas dan kewajiban guru
hanyalah mengajar melulu, artinya hanya menyampaikan pengajaran, member tugas
dam memeriksanya. Hal ini di sekolah-sekolah kita sekaran sudah usang. Dalam
banyak hal, pekerjaannya berhubungan sekali dengan seorang pengawas, kepala
sekolah, pegawai tata usaha, dan sebagainya.
Berbagai langkah dapat ditempuh untuk pengoptimalisasi peran guru
dalam tata usaha di sekolah.
1. Guru harus patuh melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.
Bukannya kepatuhan lahir saja, melainkan juga kepatuhan akan kesadaran. Tidak
baik seorang guru kurang patuh dan mengingkari tugas. Ia harus menyadari bahwa
jika tidak menjalankan tugas berarti menghalangi kelancaran tata usaha secara
keseluruhan.
2. Guru bersikap terus terang bila menerima pembangian tugas tanggung
jawab yang terlalu berat baginya atau bukan bidangnya atau di luar
kemampuannya. Sikap menggerutu dan pura-pura di depan merusak suasana
kekeluargaan dan mengurangi kepercayaan pimpinan kepadanya.
3. Guru harus siap sedia memberikan bantuan apabila bantuan itu
diperlukan
4. Guru harus mempunyai semangat yang besar untuk menyukseskan
program kerja dalam melaksanakan tata usaha sekolah bukannya acuh tak acuh
sebagai penonton belaka
5. Guru harus mampu mengajak teman-teman sepekerjaan untuk ikut
bersama-sama melaksanakan tata usaha di sekolah
6. Guru harus menyadari kedudukannya sebagai pembantu, bukan
penanggung jawab dalam keseluruhan dalam tata usaha sekolah. Penanggung jawab
tertingginya adalah kepala sekolah.
Dengan adanya saling pengertian antara pemimpin dan yang dipimpin,
maka masing-masing melaksanakan tugas masing-masing sebaik-baiknya sehingga
tercapai tujuan bersama. Adapun kegiatan partisipasi guru dalam tata usaha
sekolah itu antara lain; sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan
kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pemilihan buku dan alat
pelajaran, dan lain-lain.
Terhadap penyelenggaraan tata usaha di sekolah guru tidak lagi
sebagai penonton saja, melainkan sebagai subjek atau pemain atau partisipan.
Motivasi partisipasi guru adalah kesadaran karena ia tidak diajak ikut
menetapkan serta membuat program kerja kegiatan mengenai seluruh tata usaha
sekolah. Cara melaksanakan dan hasil kegiatan bergantung pada besar kecilnya “dedication
of life” nya. Kemerdekaan kita menugaskan kepada kita, sebagai warga
Negara yang terbuka, untuk lebih banyak berpartisipasi dalam menyelenggarakan
tata usaha sekolah.
Bagaimana hubungannya dengan tugas guru dalam bidang pendidikan?
Kita wajib dan diwajibkan berpartisipasi. Kurikulum dibuat oleh pemerintah atas
dasar usul-usul daerah, pembuatannya fleksibel (luwes) agar dapat disesuaikan
dengan situasi daerah, dengan kata lain ; agar daerah dapat berpartisipasi.
Berbagai kegiatan ditentukan oleh daerah sendiri. Juga tiap sekolah wajib
menentukan kegiatan sendiri sesuai dengan kebutuhannya.
Para karyawan diberi kebebasan dan karenanya mempunyai tanggung
jawab. Organisasi sekolah, program kerja, usaha kesejahteraan ditentukan
bersama oleh seluruh karyawan sekolah. Hal itu semua dibicarakan dalam rapat
dewan guru. Rapat dewan guru berguna ;
1. Dengan adanya rapat itu dijalankan demokratisasi administrasi
pendidikan agar tiap karyawan, dalam batas-batas tertentu mempunyai kebebasan
berkerja dan karenanya memiliki tanggung jawab atas tercapainya tujuan
pendidikan dan pengajaran.
2. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan program kerja yang
disetujui bersama, hingga pelaksanaannya dapat berjalan tanpa pertentangan
3. Dengan adanya rapat itu dapat memperat persaudaraan serta
menimbulkan saling pengertian karena itu terbina kegembiraan bekerja sama,
melaksanakan tugas Negara dan bangsa.
4. Dengan adanya rapat itu dapat dilaksanakan supervise (pengawasan),
evaluasi (penilaian), dan bimbingan dengan baik.
Selanjutnya, rapat guru akan menimbulkan nilai negative bila ada
di antara guru yang berusaha memasukkan kepentingan organisasi politik ke dalam
kehidupan sekolah atau melalui program kerja sekolah
